La atención de salud reproductiva de buena calidad requiere el suministro continuo de anticonceptivos y otros artículos básicos. Los proveedores de planificación familiar son el eslabón más importante en la cadena de suministro de anticonceptivos que lleva los productos desde el fabricante hasta los usuarios.

La precisión y la puntualidad de los pedidos e informes del proveedor ayudan a los administradores de la cadena de abastecimiento a determinar qué productos se necesitan, cuánto comprar y dónde distribuirlos. Los miembros del personal del consultorio colaboran cuando gestionan adecuadamente el inventario de anticonceptivos, registran e informan con precisión acerca de lo que se proporciona a los usuarios y encargan rápidamente nuevos suministros. En algunos establecimientos se asignan todas las tareas de logística a un miembro del personal; en otros, distintos miembros del personal pueden ayudar en las tareas de logística según sea necesario. Los miembros del personal del consultorio necesitan familiarizarse con el sistema que se aplique y trabajar con él para asegurarse de que tienen los suministros que necesitan.

Responsabilidades logísticas en el consultorio

Cada cadena de suministro opera según procedimientos específicos que funcionan en situaciones específicas, pero las responsabilidades típicas del personal de la clínica con respecto a la logística de la anticoncepción incluyen estas actividades comunes:

Diariamente

• Llevar cuenta del tipo y la cantidad de anticonceptivos entregados a los usuarios usando el formulario de registro correspondiente (normalmente llamado “registro de actividad diaria”).
• Mantener las condiciones adecuadas de almacenamiento de todos los materiales en un entorno limpio, seco, alejado de la luz solar directa y protegido del calor extremo.
• Suministrar anticonceptivos a los usuarios mediante la gestión de la reserva de suministros que consiste en distribuir o entregar antes los suministros cuya fecha de caducidad está más próxima. Con esta estrategia se da primero salida a las existencias más antiguas para evitar que se desperdicien suministros debido a su caducidad.

Regularmente (mensual o trimestralmente, dependiendo del sistema logístico)

• Contar la cantidad de suministros para cada método de los que se dispone en el consultorio y determinar la cantidad de anticonceptivos que deben encargarse (esto se realiza a menudo con un farmacéutico clínico). Este es un buen momento para inspeccionar los suministros, buscando problemas como productos caducados, envases y paquetes dañados, envases de DIU o implantes que se han abierto, o cambios de color de los preservativos.

   

• Trabajar con distribuidores comunitarios supervisados por personal del consultorio, revisando sus registros de consumo y ayudándolos a cumplimentar sus formularios de pedido. Distribuir suministros de anticonceptivos a los agentes comunitarios en función de sus pedidos. Un registro de la fecha de caducidad de estos suministros puede ayudar a recuperar los que no se han distribuido y han caducado.
• Notificar al coordinador del programa de planificación familiar o al funcionario encargado de los suministros de material de salud (generalmente en el nivel del distrito) y hacer los pedidos usando el formulario o los formularios correspondientes para las notificaciones y los pedidos. La cantidad que se encarga es la cantidad que hará que las reservas lleguen a un nivel que satisfaga las necesidades previstas hasta recibir el próximo pedido. (Se debe hacer por adelantado un plan para hacer pedidos urgentes o pedir prestados suministros de establecimientos vecinos si se producen aumentos repentinos de la demanda, si se agotan las reservas o si se producen grandes pérdidas, por ejemplo, si un almacén se inunda).
• Recibir los suministros de anticonceptivos solicitados del farmacéutico clínico u otra persona apropiada en la cadena de abastecimiento. Hay que cotejar lo que se recibe con lo que se había encargado.